Thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử năm 2022, Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ đã rà soát các phông tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Kho lưu trữ chuyên dụng, lựa chọn Phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 1950 - 2003 để đưa ra xác định giá trị tài liệu. Với mục đích nâng thời hạn bảo quản những tài liệu có giá trị do Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh để số hóa tài liệu, phục vụ nhu cầu khai thác giải quyết chế độ, chính sách của công chức, viên chức, người lao động trong toàn tỉnh; loại hủy những tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, giải phóng diện tích kho tài liệu Lưu trữ lịch sử.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tham mưu, triển khai xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ Phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 1950 - 2003. Tổng số hồ sơ, tài liệu đưa ra xác định giá trị gồm 2.300 hồ sơ tương đương với 42m tài liệu. Trong đó hồ sơ có thời hạn bảo quản Vĩnh viễn - lâu dài là 496 hồ sơ; hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm đến 70 năm là 1.804 hồ sơ.  

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử đang thực hiện xác định giá trị tài liệu lưu trữ Phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 1950 - 2003

Kết quả, trong thời gian 3 tháng, từ tháng 01 đến tháng 3/2022, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã thực hiện xác định giá trị khối hồ sơ gồm 2.300 hồ sơ tương đương với 42m tài liệu, xác định giá trị tài liệu giữ lại 1.664 hồ sơ được bảo quản trong 180 hộp (tương đương với 23m giá tài liệu); loại hết giá trị được 48 bó tài liệu (tương đương 7m)

Tài liệu giữ lại sau khi xác định giá trị

Tài liệu loại hết giá trị sau khi xác định giá trị

 Để có cơ sở quyết định phê duyệt số lượng hồ sơ, tài liệu lưu giữ lại và tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Trung tâm lưu trữ lịch sử đã tham mưu cho Sở Nội vụ quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để thẩm định đối chiếu hồ sơ, tài liệu lưu giữ lại sau khi xác định thời hạn bảo quản thuộc Phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 1950 - 2003. Ngày 25/3/2022, Hội đồng xác định giá trị tài liệu đã tiến hành họp thống nhất xác định số lượng hồ sơ, tài liệu lưu giữ lại và các bó tài liệu loại cũng như kiểm tra đối chiếu thực tế hồ sơ với các quyển Mục lục Vĩnh viễn, Mục lục có thời hạn, Danh mục tài liệu loại. Báo cáo kết quả và trình Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt số lượng tài liệu giữ lại, quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét đối chiếu hồ sơ, tài liệu lưu giữ lại và tài liệu loại ra sau khi xác định lại thời hạn bảo quản

 

Xác định giá trị tài liệu hiện đang bảo quản tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh là một trong những nhiệm vụ quan trọng để giữ lại và số hóa những tài liệu có giá trị phục vụ tra tìm một cách thuận lợi, nhanh chóng, chính xác nhằm phát huy giá trị tài liệu, đáp ứng nhu cầu khai thác của độc giả, đồng thời loại hủy những tài liệu hết giá trị để giải phóng diện tích kho Lưu trữ giúp cho công tác thu thập tài liệu vào kho Lưu trữ lịch sử tỉnh ngày một phong phú hơn.

 

 

Hoàng Thị Thúy Hạnh

TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ